اتفاقية استخدام وتشغيل خدمة اكتفاء

تمهيد

الطرف الأول شركة سعودية مشغله لنظام اكتفاء وهو نظام لإدارة الموارد البشرية ويملك الخبرة الكاملة والصلاحية المطلقة على النظام ويعتبر ملك للطرف الأول والطرف الثاني مستفيد من النظام ومشترك في النظام حسب فئته المحددة في جدول أسعار الاشتراك.

البند الأول

التمهيد أعلاه جزء لا يتجزأ من هذه الاتفاقية أي تعديل عليه او شطبه يلغي هذه الاتفاقية. كما ان اللغة العربية هي اللغة المعتمدة لهذة الاتفاقية في حال الاختلاف في المعاني.

البند الثاني: تعريفات وتنبيهات

1. النظام يقصد به نظام اكتفاء.
2. تعريف نظام اكتفاء: هو نظام إدارة موارد بشرية ويعمل على السحابة الإلكترونية.
3. الاشتراك يعني الاستفادة من الخدمات التي يقدمها نظام اكتفاء في مده محددة ولا يعني تملك النظام او نسخة منه.
4. موفر الخدمة يقصد به شركة مجموعة زاد المعلومات التجارية الطرف الأول.
5. العميل او المشترك يقصد به المشترك في خدمة اكتفاء الطرف الثاني.
6. نشط فقط يقصد به موظف مقيد ضمن العاملين لدى المنشأة.
7. غير نشط يقصد به موظف ترك العمل لدى المنشاة ومقيد ضمن سجل غير نشط.
8. مدة الاشتراك هي سنة ميلادية واحدة من تاريخ تفعيل الخدمة بغض النظر عن استخدام النظام من قبل العميل من عدمه. وتنتهي هذه الاتفاقية بانتهاء مدة الاشتراك.
9. أسعار الخدمة هي سعر الاشتراك في الخدمة لمدة سنة واحدة حسب الفئة غير شاملة لأي ضرائب حكومية.
10. أنظمة معرِّف هي أنظمة يملكها الطرف الأول هدفها اتاحة عدد من الحلول الخاصة بالحضور والانصراف.
11. بصمة متصلة تعني أجهزة البصمة المرتبطة بالنظام.

البند الثالث: الاشتراك والترقية.

قائمة الأسعار.

عدد الموظفين	بصمة متصلة	سعر الاشتراك السنوي	سعر تأسيس النظام
1 حتى 49	1	4000 ريال سعودي	1000 ريال سعودي
50 حتى 99	2	6000 ريال سعودي	1000 ريال سعودي
100 حتى 199	3	8000 ريال سعودي	2000 ريال سعودي
200 حتى 400	6	12000 ريال سعودي	2000 ريال سعودي
401 حتى 800	8	16000 ريال سعودي	3000 ريال سعودي
801 فأكثر	8 + 1 لكل 100 موظف اضافي	20 ريال سعودي لكل موظف	3000 ريال سعودي

1. أسعار الخدمة موضحة في جدول الأسعار أعلاه وهي الأسعار المعتمدة لمدة اشتراك سنة ميلادية واحدة في نظام اكتفاء فقط.
2. يتم ضبط فئة الاشتراك بعدد العاملين لدى المنشأة وفي حال زيادة عدد العاملين عن الباقة المحددة يتم ترقية الباقة للفئة المناسبة حسب الحاجة.
3. نوع الاشتراك. يوجد نوعين من الاشتراك في الخدمة ويتم عليها احتساب عدد الموظفين وهي:
   1. اشتراك نشط فقط.
   2. اشتراك نشط + غير نشط.
4. عند الاشتراك أو تجديد الاشتراك يستطيع العميل اختيار نوع الاشتراك الخاص به.
5. خلال فترة سريان الاشتراك يستطيع العميل طلب تعديل اشتراكه من اشتراك نوع (نشط فقط) الى اشتراك من نوع (نشط+غير نشط).
6. في حال رغب العميل تعديل اشتراكه من (نشط+غير نشط) إلى اشتراك من نوع (نشط فقط) لا يتم ذلك إلا بتجديد الخدمة لسنة ميلادية جديدة ويتم إضافة المدة المتبقية على العقد الجديد.
7. يتم احتساب ترقية الباقة حسب المعادلة التالية خلال فترة سريان الاشتراك:
   1. (سعر الباقة المشترك بها حاليا÷ 12)× الأشهر المتبقية من الاشتراك.
   2. (سعر الباقة المطلوب الترقية لها÷12)×الأشهر المتبقية من الاشتراك.
   3. (ناتج المعادلة الثانية – ناتج المعادلة الأولى) = المبلغ المطلوب دفعة بدون ضريبة.
   4. مثال العميل اشترك في الباقة الثالثة ودفع 8000 ريال ويرغب في الترقية للباقة الرابعة وقيمتها 12000 ريال وذلك بعد مضي 8 أشهر من اشتراكه. هنا تكون الحسبة كالتالي ((12000÷12)×4)-((8000÷12)×4)=1333.34 ريال بدون ضريبة.
   5. عند الرغبة في ترقية الباقة من الخامسة الى السادسة او الرغبة في زياده عدد موظفي الفئة السادسة يكون على النحو التالي (عدد الموظفين المرغوب زيادتهم×1.67)×عدد الاشهر المتبقية من الاشتراك.
8. إضافة عدد محدد من الموظفين الإضافيين على الباقة
   1. يمكن للمشترك طلب إضافة موظفين إضافيين إلى فئة اشتراكه دون الحاجة إلى ترقية الفئة.
   2. تكلفة الموظف الإضافي هي 50 ريال سعودي لكل موظف.
   3. تنتهي صلاحية رسوم الموظف الإضافي بانتهاء الاشتراك.
   4. تضاف رسوم الموظف الإضافي إلى فئة الاشتراك عند التجديد.
9. أي رسوم تم دفعها هي رسوم غير مستردة مالم يوضح ذلك كتابة في عرض تسويقي أو خطاب رسمي.
10. رسوم تأسيس النظام تدفع مره واحدة عند بدء الاشتراك وذلك لتأسيس النظام وإدخال البيانات ومساعدة العميل على البدء بالنظام بشكل صحيح لتقليل نسب الأخطاء في الإعدادات مما يضمن نتائج ومخرجات صحيحة للنظام. ويتطلب ذلك من العميل تجهيز البيانات المتوفرة لديه بصيغة الكترونية على سبيل المثال لا الحصر بيانات العاملين لديه واجورهم واجازاتهم والإدارات التابعين لها وغيرها من البيانات الضرورية لعمل النظام. ويكون ذلك خلال مدة 30 يوم من بدء الاشتراك في النظام وعند تجاوز هذه المدة يسقط حق الطرف الثاني في المطالبة بتأسيس النظام.
11. لا يشمل السعر أعلاه قيمة شراء أي أجهزة بصمة او حضور وانصراف.
12. ان جميع الخدمات والاسعار الموضحة أعلاه هي بدون ضريبة القيمة المضافة.

البند الرابع: التدريب

1. يكون التدريب مجاني خلال اول ثلاثون يوما من بدء اشتراك العميل في النظام.
2. يتم التدريب في مقر موفر الخدمة الطرف الأول وبعدد 3 حصص كل حصة مدتها ساعتين للمستخدم الرئيسي وذلك حسب جدول العمل الخاص بموفر الخدمة.
3. يحق للعميل طلب التدريب في مقره، ولكن يعود ذلك إلى موافقة موفر الخدمة حسب جدول العمل الخاص به. بما لا يتعارض مع الفقرة واحد من البند الرابع
4. يحق للعميل طلب تدريب عن بعد، ولكن يعود ذلك إلى موافقة موفر الخدمة حسب جدول العمل الخاص به. بما لا يتعارض مع الفقرة واحد من البند الرابع
5. يحق للعميل طلب تدريب إضافي مدفوع في مقر عمله (داخل مدينة الرياض) أو في مقر موفر الخدمة أو عن بعد وبسعر 250 ريال لكل حصة تدريبية وذلك حسب جدول التدريب لدى موفر الخدمة.
6. في حال رغب العميل الحصول على تدريب في مقره (خارج مدينة الرياض) يكون سعر الحصة التدريبية الواحدة ومدتها ساعتين فقط 750 ريال شامل أجر التنقل للمدرب والسكن، وهذا يعتمد على جدول التدريب لدى موفر الخدمة.
7. لا يستحق العميل التدريب المجاني مرة أخرى في حال تجديد الاشتراك أو تغيير المستخدم الرئيسي او مضي ثلاثون يوما من بدء اشتراكه في نظام اكتفاء.
8. تم توفير مستندات استخدام النظام في كل صفحة من النظام للإجابة على كافة استفسارات العميل.
9. لا تشمل رسوم التدريب الإضافية أي خصومات أو عروض تسويقية مالم ينص ذلك صراحة في العرض التسويقي.

البند الخامس: خدمات إضافية

1. عند رغبة العميل الاشتراك في خدمة مقيم وربطة بنظام اكتفاء يمكنه ذلك ويجب عليه أولا الاشتراك في خدمة مقيم بشكل منفصل عبر أي موفر لخدمة مقيم وبعد ذلك يقوم بالاشتراك في خدمات الربط البرمجي داخل مقيم ودفع الرسوم عبر بوابه مقيم. اكتفاء لا تحصل أي رسوم بما يخص ربط حدمة مقيم ويتم ذلك بشكل مباشر من خلال خدمة مقيم.
2. عند رغبة العميل الاشتراك في خدمة مدد يقوم العميل بدفع قيمة الاشتراك وهي 1150 ريال سنويا تضاف على قيمة الاشتراك بغض النظر عن المدة المتبقية في الاشتراك. وتجدد مع تجديد خدمة اكتفاء. وهذه الرسوم هي رسوم غير مسترده كما ان اكتفاء فقط عبارة عن وسيط ولا تتحمل أي مسؤوليه تجاه أخطاء منصة مدد او غرامات او عدم تفعيل حساب المشترك البنكي او ادخال معلومات السجل ورقم التأمينات الخاطئة او أي مشكلة او خطاء بسبب تعطل خدمة مدد. كما ان الرسوم المذكورة أعلاه قد تتغير حسب سياسة خدمة مدد. ولا تتغير الأسعار بعد الاشتراك الا عند التجديد السنوي.
3. عند رغبة العميل تفعيل خدمات الربط مع التأمينات الاجتماعية يقوم العميل بدفع رسوم التأمينات الاجتماعية التي تحدد عند طلب العميل التفعيل وذلك في عرض سعر خاص للخدمة. وقد تتغير هذه الأسعار عند الطلب حسب سياسة وأسعار شركة مصدر في أي وقت. ولا تتغير الأسعار بعد الاشتراك الا عند التجديد السنوي.
4. ان أي خدمات إضافية قد تضاف مستقبلا لها رسوم اشتراك خاصة بها يتم توضيحها وتوضيح شروط الاشتراك بها عند توفرها. وليست مدرجة ضمن رسوم اشتراك اكتفاء الا عند التصريح بذلك من قبل الطرف الأول.
5. يحصل كل عميل على سعة تخزينية حتى 5 جيجابايت عن كامل مدة اشتراكه.
6. يستطيع العميل طلب 1 جيجابايت إضافي مقابل 500 ريال تضاف على الاشتراك السنوي بغض النظر عن المدة المتبقية في الاشتراك وعدد الموظفين وتجدد تلقائيا مالم يتم طلب الغاؤها وحذف البيانات الزائدة عن 5 جيجا من الحساب قبل تجديد الاشتراك.
7. يتم احتساب 100 ريال سنويا لربط أي جهاز بصمة إضافي بالنظام ولا يشمل ذلك سعر الجهاز نفسه بغض النظر عن المدة المتبقية في الاشتراك. كما أن أجهزة البصمة تعتمد على شركات متعددة لا يمكننا التحكم في مدى توافقيتها مع نظام اكتفاء بسبب اجراء الشركات تحديثات تتعلق بطريقة الربط وسنعمل كل ما بوسعنا في إتمام توافقية تلك الأجهزة مع نظام اكتفاء ولكن لا يمكننا ضمان استمراريه الربط مع الأجهزة من عدمه وتخلي الشركة مسؤوليتها من عدم توافق أجهزة الحضور والانصراف في حال تعذر حل ذلك.
8. عند رغبة العميل الاشتراك في حلول الحضور والانصراف معرِّف يدفع رسوم اشتراك سنوية حسب نوع المنتج. معرِّف كيو ار بسعر 250 ريال سنويا. معرِّف لوكيشن او معرِّف مباشر بسعر 1000 ريال سنويا غير شامله للضريبة.
9. لا تشمل رسوم طلب المساحة الإضافية أو رسوم الربط الإضافي لأجهزة البصمة أي خصومات أو عروض تسويقية مالم ينص ذلك صراحة في العرض التسويقي.
10. ان اي رسوم خدمات اضافيه يتم دفعها تخص انظمة الحضور والانصراف او اشتراكات او ترقيات على سبيل المثال لا الحصر يكون تاريخ انتهائها هو تاريخ انتهاء الاشتراك في خدمة اكتفاء.

البند السادس: تخصيص النظام.

1. عند رغبة العميل إضافة مميزات جديدة غير متوفرة في النظام يتم دراسة الطلب.
2. في حال كان طلب العميل يتعارض جوهريا مع مميزات النظام الأخرى يحق لموفر الخدمة رفض الطلب.
3. سيتم احتساب رسوم التخصيص بناء على حجم العمل ومدة التنفيذ.
4. يتم توفير عرض سعر برسوم التخصيص المطلوبة تضاف سنويا على رسوم الاشتراك بغض النظر عن المدة المتبقية في الاشتراك.
5. يتم جدولة العمل بعد استلام رسوم التخصيص حسب جدول الأعمال الخاص بموفر الخدمة والفرصة المتاحة.
6. يحق للعميل طلب تقارير جديدة مجانا وتعود الموافقة على طلبه لموفر الخدمة حسب الحاجة الفعلية وبعدد 4 تقارير كحد أقصى على أن يوفر ملف Excel بشكل التقرير المطلوب.
7. لا تشمل رسوم التخصيص أي خصومات أو عروض تسويقية مالم ينص ذلك صراحة في العرض التسويقي.
8. عند طلب العميل تخصيص يتم فصل وتخصيص نسخة من النظام له على خادم منفصل بدون حق الوصول وبسعر ابتدائي 17000 ريال سعودي سنويا غير شامل الضريبة قابل للزيادة حسب متطلبات العميل.
9. عند طلب العميل تخصيص يتم انشاء تطبيقات للهاتف خاصه به ويكون سعر التخصيص لتطبيقات الهاتف 6000 ريال سعودي سنوي غير شامل الضريبة لكل نسخة من التطبيق اندرويد او ايفون.
10. لا يحصل العميل على المميزات الإضافية المجانية التي تقدم للعملاء الغير مخصصين وذلك في حال تم تخصيص نسخة مستقله للعميل مثل التحديثات الدورية والتطويرات على النظام.
11. الربط البرمجي API متاح على اكتفاء لتصدير البيانات من اكتفاء الى أي نظام اخر بشكل مجاني لأول 2000 عملية شهريا ويمكن زيادة هذا الحد المجاني الى أي عدد يرغب العميل وذلك بزيادة قدرها 40 هللة لكل عمليه اضافيه خلال مدة اشتراك العميل وتجدد سنويا مع اشتراكه.

البند السابع: الشروط والأحكام العامة.

1. موفر الخدمة يوفر أقصى طرق الحماية الالكترونية للنظام.
2. لتطوير النظام بشكل دوري فإن ذلك يستلزم إطلاع موفر الخدمة على كافة البيانات المدخلة من قبل المشترك وتكون تحت بند سرية المعلومات.
3. لا يحق للمشترك المحاولة أو التعاقد مع جهات أخرى لتطوير أو تحسين النظام وفي حال قيامه بذلك يتحمل كافة التبعات القانونية والمالية المترتبة على ذلك.
4. إنهاء الاشتراك من قبل موفر الخدمة يكون بالحالات التالية:
   1. إساءة استخدام المشترك للخدمة أو المعلومات الموجودة فيها أو استخدام الخدمات في غير الغرض المخصص لها.
   2. إخلاله بأحد شروط وأحكام هذا الاشتراك.
   3. طلب الجهة ذات العلاقة أو الجهات المختصة إيقاف الخدمة بشكل كامل أو جزئي عن المشترك أو تعليقها.
   4. في حال عدم سداد المستحقات المالية في وقتها.
   5. في حال عدم احترام المشترك لأحد العاملين لدى موفر الخدمة سواء في المراسلات، أو الاتصال الهاتفي، أو نظام الدردشة، أو نظام الدعم الفني.
5. في حال رغب المشترك إنهاء الاشتراك فيجب عليه إرسال خطاب رسمي إلى موفر الخدمة يطلب فيه إيقاف الخدمات وإلغاء الاشتراك ولا يترتب على ذلك إعادة اي مبالغ مدفوعة مسبقا.
6. يفترض ان المشترك قبل اشتراكه قد اطلع على جميع مميزات النظام وانه قد علمها علما منافيا للجهالة وقد اشترك في النظام بعد علمه بمميزاته ولا يحق له المطالبة بتعديل طريقة عمل النظام ليتناسب مع طريقة عمله او تغير طريقة العمل بما يتعارض من أنظمة العمل المعمول بها داخل المملكة العربية السعودية.
7. لا يتحمل موفر الخدمة أي مسؤولية ناتجة عن سوء استخدام للبرنامج من قبل المشترك أو المستخدم الرئيسي للنظام. ويتضمن ذلك عدم المحافظة على كلمة المرور ومشاركتها او مشاركة اكود التوثيق او استخدامها من قبل الغير عندما لا يقوم المشترك بالمحافظه على مستوى الامن السبراني لأجهزته.
8. يحق لموفر الخدمة الاستفادة من البيانات المدخلة في النظام بغرض تطوير وإصلاح النظام.
9. يلتزم المشترك بأن لا يستخدم الخدمة بشكل مباشرة أو غير مباشر على نحو يكون فيه انتهاك أو مخالفة لأنظمة الجهات المختصة أو متطلباتها المعمول بها في المملكة العربية السعودية.
10. يلتزم الطرفان بسرية المعلومات والبيانات المتداولة بينهما أو المستخدمة أو المدخلة في النظام أو المحفوظة كما يلتزم موفر الخدمة بعدم نشر أو مشاركة البيانات المدخلة في النظام أو بيانات العميل مع أي طرف ثالث ليس له علاقة بتطوير أو تحسين النظام بما لا يتعارض مع الفقرة 2 من الشروط والأحكام.
11. يحق للعميل طلب نسخة من قاعدة البيانات الخاصة بحسابه على النظام طيلة فترة سريان الاشتراك فقط وذلك لمرة واحدة فقط على أن يكون طلب نسخة إضافية بقيمة 200 ريال.
12. يحق لموفر الخدمة حذف بيانات العميل بعد انتهاء فترة اشتراكه من خوادم خدمة اكتفاء في حال لم يقم بتجديد اشتراكه مباشرة دون الرجوع للعميل.
13. يحق لموفر الخدمة مشاركة البيانات مع الجهات والمؤسسات الحكومية إذا طلب منها ذلك بشكل رسمي. بعد ابلاغ العميل بطلب الجهة الحكومية.
14. لا يمكن بأي حال من الأحوال حذف بيانات أي موظف من النظام أو تعديل الرقم الوظيفي أو رقم الهوية بعد حفظها ويلزم التأكد من ذلك.
15. يتم تقديم الدعم الفني للنظام وذلك عبر طرق الدعم الفني المعتمدة لدى موفر الخدمة وذلك خلال ساعات وأيام العمل الرسمية لموفر الخدمة.
16. لن يتمكن العميل من استخدام خدمة اكتفاء الا بعد الموافقة الإلكترونية على هذه الاتفاقية كما أن أي تعديل يطرأ على هذه الاتفاقية سيكون إلكترونيا. وان الاستمرار في استخدام نظام اكتفاء الكترونيا او على التطبيق يعني موافقة المشترك على الشروط والأحكام هذه.
17. ان نظام اكتفاء تم بناء العمليات الحسابية فيه وفقا لما يتماشى مع أنظمة العمل في المملكة العربية السعودية. عند قيام العميل بتغيير تلك الأرقام الى ارقام حسب رغبته فهي تحت مسؤولية العميل ويجب ان يتبع العميل أنظمة وقوانين المملكة العربية السعودية وأنظمة العمل في حال مخالفة العميل ذلك يكون مسؤولا بشكل مباشر عن تبعات ذلك دون أدنى مسؤوليه على الطرف الأول.
18. نموذج الاشتراك هو ملحق أساسي مع هذه الاتفاقية وفي حال وجود أي اختلاف مع نموذج الاشتراك يعتد بهذه الاتفاقية على ان يكون المستخدم الرئيسي هو جهة الاتصال الأساسية بين الطرفين ويملك كافة الصلاحيات في إدارة النظام والطلبات وستقيد بياناته كمستخدم رئيسي للنظام.
19. الظروف القاهرة أو الطارئة: هي الظروف العامة الاستثنائية سواءً كانت اقتصادية أو طبيعية أو إدارية التي تقع أثناء تنفيذ هذا الاشتراك ولم تتدخل شركة مجموعة زاد المعلومات في حدوثها ولا يمكن دفعها عند وقوعها ويشمل على سبيل المثال لا الحصر الكوارث الطبيعية، تغير في التنظيمات الحكومية، توقف أو الاختراقات الالكترونية. الأوبئة العالمية وتأثيراتها الاقتصادية. الحروب والنزاعات.
20. ان أجهزة البصمة التي يتم ربطها مع نظام اكتفاء يجب ان تكون معتمدة لدى شركة مجموعة زاد المعلومات التجارية لكي يتم ربطها. وإذا كانت غير معتمدة يجب على المشترك ارسال طريقة الربط ومستندات الربط البرمجي API لكي يتم دراستها من قبل الفريق البرمجي لتحديد مدى توافقية الأجهزة مع نظام اكتفاء. وإذا كان الجهاز غير معتمد قد ينجم عن ذلك رسوم إضافية يتم تحديدها من قبل شركة مجموعة زاد المعلومات التجارية بعد دراسة مستندات الربط البرمجي.
21. يعتمد نظام اكتفاء في اي عملية احتساب داخل النظام على التواريخ الميلادية وليس الهجرية.
22. ان الأرقام الوظيفية من 1 الى 9 هي ارقام وظيفية محجوزة للنظام لكي يعمل بشكل صحيح ولا يمكن للعميل استخدامها كأرقام وظيفية لموظفيه.
23. المميزات الحالية في النظام قابلة للتعديل او الحذف حسب مصلحة النظام وضبط الأمور الأمنية فيه مع إيجاد حلول بديلة قدر الإمكان.
24. ان العميل قد اطلع على كامل مميزات النظام وعرف تفاصيله ومدى مناسبتها لطريقة عملة ولا يشترط تعديل النظام بأي شكل من الأشكال الا في حال طلب تخصيص النظام.

البند الثامن: التقاضي

في حال نشوب خلاف وتعذر حله ودياً فتكون المحكمة التجارية بالرياض هي الجهة المختصة للفصل بين الطرفين.

Introduction

The First Party is a Saudi company operating the Ektefa system, a human resources management system with full expertise and authority over it. The system is owned by the First Party. The Second Party is a beneficiary and subscriber to the system according to the tier specified in the subscription price table. Arabic is the official language of this agreement

Article 1

The introduction above is an integral part of this agreement. Any amendment or deletion of it shall invalidate this agreement. In the event of any discrepancies in meaning or definitions, the Arabic version shall prevail as the official version and shall be referred to as the authoritative text.

Article 2: Definitions and Key Notes

1. System: Refers to the Ektefa system.
2. Definition of Ektefa System: A cloud-based human resources management system.
3. Subscription: Refers to the benefit from the services provided by the Ektefa system for a specified period, without ownership of the system or a copy thereof.
4. Service Provider: Refers to ZADIP Group, the First Party.
5. Client or Subscriber: Refers to the subscriber to the Ektefa service, the Second Party.
6. Active Only: Refers to an employee registered within the establishment's workforce.
7. Inactive: Refers to an employee who has left the establishment and is recorded in the inactive registry of Ektefa.
8. Subscription Period: One Gregorian calendar year from the date of service activation, regardless of client usage of the system. This agreement ends when the subscription period expires.
9. Service Fees: The subscription price for one year according to the tier, exclusive of any government taxes.
10. Muaref Systems: Systems owned by the First Party aimed at providing various attendance solutions.
11. Connected Fingerprint: Refers to fingerprint devices connected to the system.

Article 3: Subscription and Upgrades

Price Table

Employees	Connected Devices	Annual Subscription	Setup Fees
1 to 49	1	SAR 4000	SAR 1000
50 to 99	2	SAR 6000	SAR 1000
100 to 199	3	SAR 8000	SAR 2000
200 to 400	6	SAR 12000	SAR 2000
401 to 800	8	SAR 16000	SAR 2000
801 and above	8 + 1 for each additional 100 employees	SAR 20 per employee	SAR 3000

1. Service prices above are for a one-year subscription to Ektefa only.
2. Subscription Tier: The subscription tier is based on the number of employees. If the number exceeds the specified tier, the subscription is upgraded to the appropriate tier as needed.
3. Subscription Types:
   1. Active Only Subscription.
   2. Active + Inactive Subscription.
4. The client may select the subscription type at the time of initial subscription or renewal.
5. Modification of Subscription Type:Clients can switch from "Active Only" to "Active + Inactive" during the subscription period.
6. Switching from "Active + Inactive" to "Active Only" is allowed only upon annual renewal, adding the remaining term to the new contract.
7. Upgrade Calculation During Subscription:
   1. Current Tier Price ÷ 12 × Remaining Months = Amount
   2. Upgrade Tier Price ÷ 12 × Remaining Months = Amount
   3. (Result from Tier Upgrade - Result from Current Tier) = Amount Due (excluding tax).
   4. Example: If a client subscribes to Tier 3 for 8,000 SAR and wishes to upgrade to Tier 4 (12,000 SAR) after 8 months, the calculation is: ((12,000 ÷ 12) × 4) - ((8,000 ÷ 12) × 4) = 1,333.34 SAR excluding tax.
   5. For Upgrading from Tier 5 to Tier 6 or Increasing the Employee Count in Tier 6:The calculation is as follows: (number of employees to be added × 1.67) × number of remaining months in the subscription
8. Adding an additional specific number of employees
   1. Subscriber can request additional employees to be added to his subscription tier without the need for upgrading tier
   2. Cost of additional employee is 50 SR per employee
   3. Additional employee cost expires with subscription
   4. Additional employee cost fees are added to the subscription tier on renewal.
9. Any fees paid are non-refundable unless explicitly stated in writing in a promotional offer or via official correpondence.
10. Setup Fees:
    1. One-time setup fee payable at the start of the subscription to set up and enter data, assisting the client in using the system correctly to reduce setup errors, ensuring accurate outputs.
    2. It requires the client to prepare available data in electronic format, including, but not limited to, employee information, wages, leave records, departments they belong to, and other essential data for the system’s operation. This must be completed within 30 days from the start of the system subscription. If this period is exceeded, the Second Party forfeits the right to request system setup.
11. Exclusions: The above price does not cover the cost of purchasing fingerprint or attendance devices.
12. All services and prices above are VAT exclusive.

Article 4: Training

1. Free for the first 30 days from the start of the client’s subscription to the system.
2. Training is provided at the Service Provider's premises (First Party) with 3 sessions, each lasting two hours, for the primary user according to the Service Provider's schedule.
3. Client Requests for On-Site Training: Allowed subject to Service Provider's approval and availability, without contradicting clause 1 in Article 4.
4. Client Requests for Remote Training: Permissible subject to Service Provider’s approval, without conflicting with clause 1 in Article 4.
5. Additional Paid Training: Available at the client’s premises within Riyadh, the Service Provider's premises, or remotely at 250 SAR per session, following the Service Provider's training schedule.
6. Training Outside Riyadh: Sessions lasting two hours cost 750 SAR per session, inclusive of trainer travel and accommodation, based on the Service Provider's schedule.
7. Training Renewal Exclusion: The client is not entitled to free training again upon renewal, change of the primary user, or after 30 days from the subscription start.
8. Additional Resources: The system includes help documentation on every page to answer client inquiries.
9. Exclusions on Additional Training Discounts: Additional training fees exclude discounts or promotional offers unless explicitly stated.

Article 5: Additional Services

1. Muqeem Integration: Clients may subscribe to Muqeem and link it with Ektefa, requiring separate subscription to Muqeem through any Muqeem provider before integration. Thereafter, the client subscribes to the API integration services within the Muqeem system and pays the fees through the Muqeem portal. Ektefa does not charge any fees related to the Muqeem integration, as it is done directly through the Muqeem service.
2. Mudad Integration: An annual fee of 1,150 SAR is added, non-refundable, renewable with Ektefa, and Ektefa acts solely as an intermediary, bearing no responsibility for Mudad platform errors. or fines, failure to activate the subscriber’s bank account, incorrect entry of registry information or GOSI number, or any issue or error resulting from a disruption in the Mudad service. Additionally, the fees mentioned above may change according to Mudad’s service policy. Prices remain fixed after subscription and only change upon annual renewal.
3. GOSI Integration: If the client wishes to activate integration services with GOSI (General Organization for Social Insurance), the client must pay the GOSI fees specified at the time of activation, as outlined in a specific quotation for the service. These fees may change at the time of request according to the policies and rates of Masder. Prices remain fixed after subscription and will only change upon annual renewal.Future
4. Additional Services: Any additional services that may be added in the future will have their own specific subscription fees, which will be clarified along with their subscription terms upon availability. These are not included within the Ektefa subscription fees unless explicitly stated by the First Party.
5. Storage Capacity: Each client receives up to 5 GB of storage for the entire subscription period.
6. Additional Storage:The client can request an additional 1 GB of storage for 500 SAR, which will be added to the annual subscription fee, regardless of the remaining subscription period or the number of employees. This additional storage renews automatically unless a cancellation request is made, and any data exceeding the 5 GB limit must be deleted from the account before subscription renewal.
7. Additional Device Connection: An annual fee of 100 SAR is charged for connecting any additional fingerprint device to the system, excluding the cost of the device itself, regardless of the remaining subscription period. Fingerprint devices are provided by multiple companies, and we cannot control their compatibility with the Ektefa system due to company updates affecting integration methods. We will make every effort to ensure device compatibility with the Ektefa system; however, we cannot guarantee continuous integration with these devices and disclaim any liability if compatibility issues cannot be resolved.
8. Muaref Solutions: If the client wishes to subscribe to Muaref attendance solutions, an annual subscription fee is charged based on the product type. Muaref QR is priced at 250 SAR annually, while Muaref Location or Muaref Direct is priced at 1,000 SAR annually, excluding VAT.
9. Additional Service Exclusions: Additional storage or device connection fees exclude discounts unless explicitly stated.
10. Subscription Term Alignment: Any additional services shall expire concurrently with the Ektefa subscription.

Article 6: System Customization

1. Customization Requests: Upon client request, new features may be assessed.
2. Conflict with System Functions: The Service Provider reserves the right to reject requests that conflict fundamentally with other system features.
3. Customization Fees: Fees are determined by the work scope and execution time.
4. Annual Customization Charges: Customization charges are added annually, regardless of the remaining subscription term.
5. Work Scheduling: Work begins after receiving customization fees, based on the Service Provider's schedule.
6. Report Requests: Clients may request up to 4 free reports annually, subject to Service Provider approval, with a required Excel template.
7. Discount Exclusions on Customization: Customization fees exclude discounts unless explicitly stated.
8. Separate Server: Customization requires a dedicated server at an annual starting fee of 17,000 SAR, VAT exclusive.
9. Mobile Application Customization: Custom mobile applications cost 6,000 SAR annually per platform (Android or iOS), VAT exclusive.
10. The client will not receive the additional free features offered to non-customized clients if a separate, customized version is created for them. This includes regular updates and system enhancements.
11. API Access: API integration is available on Ektefa for exporting data from Ektefa to any other system, free of charge for the first 2,000 transactions per month. This limit can be increased to any desired number at a rate of 0.40 SAR per additional transaction during the client's subscription period, with the limit renewing annually along with the subscription.

Article 7: General Terms and Conditions

1. The Service Provider ensures maximum Cyber protection for the system.
2. To develop the system periodically, the Service Provider may access all data entered by the subscriber, which is subject to confidentiality Policy.
3. The subscriber is not permitted to attempt or engage third parties to develop or improve the system. If they do so, they will bear all resulting legal and financial consequences.
4. Subscription termination by the Service Provider occurs in the following cases:
   1. Misuse of the service or its information, or using services for unintended purposes.
   2. Breach of any of the terms and conditions of this subscription.
   3. If a related authority or competent body requests a full or partial suspension or suspension of service.
   4. Failure to pay financial dues on time.
   5. Disrespect toward any Service Provider staff member, whether through correspondence, phone calls, chat systems, or technical support.
5. If the subscriber wishes to terminate the subscription, they must send an official letter to the Service Provider requesting service suspension and subscription cancellation. No prepaid amounts will be refunded.
6. The subscriber is assumed to have reviewed all system features and fully understood them before subscribing. The subscriber cannot demand modifications to the system's functionality to suit their needs or change the system’s functionality in a way that contradicts labor regulations in Saudi Arabia.
7. The Service Provider assumes no liability for misuse of the program by the subscriber or the primary user, including failure to protect passwords or sharing authentication codes with others if the subscriber does not maintain proper cybersecurity measures for their devices.
8. The Service Provider has the right to utilize the data entered into the system for the purpose of system development and repair.
9. The subscriber agrees not to use the service directly or indirectly in any manner that violates or contradicts the regulations and requirements of competent authorities in Saudi Arabia.
10. Both parties agree to maintain the confidentiality of the information and data exchanged, used, entered, or stored within the system. The Service Provider also agrees not to disclose or share the data entered in the system or the client's data with any unrelated third party, except as necessary for system development or improvement and in compliance with clause 2.
11. The client may request a copy of the database for their account in the system only once during the subscription period. Any additional copy will incur a fee of 200 SAR.
12. The Service Provider reserves the right to delete the client’s data from Ektefa servers upon expiration of the subscription period if the client does not renew immediately, without prior notice.
13. The Service Provider may share data with government entities and institutions if formally requested. After notifying subscriber about the Government request.
14. Under no circumstances can employee data be deleted, or employee ID or national ID numbers be modified once saved. Accuracy must be ensured before submission.
15. Technical support is provided through the Service Provider's approved support channels during official working hours and days.
16. The client will not be able to use Ektefa until they electronically agree to this agreement. Any changes to this agreement will be made electronically. Continued use of Ektefa, either online or via the app, indicates the subscriber's acceptance of these terms and conditions.
17. Ektefa’s calculations are designed to comply with Saudi labor regulations. If the client changes these values at their discretion, they are solely responsible for compliance with Saudi laws and labor regulations. The First Party assumes no responsibility for any consequences.
18. The subscription form is an essential attachment to this agreement. In case of any discrepancies with the subscription form, this agreement prevails. The primary user will be the main contact and has full administrative rights over the system and requests.
19. Force Majeure: Exceptional general circumstances (e.g., economic, natural, or administrative) during subscription execution, beyond the control of ZAD Information Group, and cannot be prevented. Examples include natural disasters, regulatory changes, service disruptions, pandemics, wars, or conflicts.
20. Fingerprint devices connected to the Ektefa system must be approved by ZADIP Group. If unapproved, the subscriber must provide integration and API documentation for evaluation by the technical team to determine compatibility. Unapproved devices may incur additional fees, as determined by ZADIP Group after assessing the API documentation.
21. The Ektefa system relies on Gregorian dates for all calculations within the system, not Hijri dates.
22. Employee IDs from 1 to 9 are reserved for system functionality and cannot be used as employee IDs.
23. The system's current features are subject to modification or removal for system security and optimization, with alternative solutions provided whenever possible.
24. The client has reviewed all system features, understood the details, and assessed their suitability for their operations. The system is not required to be modified unless customization is requested.

Article 8: Litigation

In the event of a dispute that cannot be resolved amicably, the Commercial Court in Riyadh shall have jurisdiction to settle the matter between the two parties.